A festa de formatura é um dos momentos mais aguardados da graduação e quando estamos falando de planejar e executar uma festa de formatura, o primeiro degrau é facilmente percebido: é preciso, antes de mais nada, formar uma comissão de formatura.
A comissão nada mais é do que um grupo de alunos que foi escolhido para representar os formandos na organização do baile de formatura.
Pode até parecer simples, mas na verdade a comissão de formatura carrega uma enorme responsabilidade nas costas: a de alinhar as vontades dos alunos e planejar uma formatura sensacional, gastando o mínimo possível.
Para dar o pontapé nessa difícil missão, cabe perguntar:
- Como formar uma comissão de formatura?
- Qual a importância do estatuto?
- Em geral, quais são os cargos nas comissões de formatura?
- Existe algum trâmite jurídico?
Fizemos esse texto para tirar as suas dúvidas.
E se alguma questão persistir, não hesite em nos mandar uma mensagem ou em comentar no fim do texto. Podemos ajudá-lo!
Como formar uma comissão de formatura
Essa parte não costuma ser muito complicada. Em geral, alguém com interesse em participar da comissão de formatura toma a iniciativa de dizer para a turma e convocar uma eleição para definir quem ocupará os cargos dentro da comissão.
No caso de uma turma pequena, as eleições costumam ser gerais, todos que tiverem interesse em participar se candidatam e a votação acontece em uma espécie de assembléia.
Já no caso de uma turma com várias salas, é muito comum quando um ou dois representantes de cada sala – ou pessoas que tem interesse em participar da comissão de formatura – participam da votação em nome da turma. Isso faz com que o processo seja mais rápido e eficiente, garantindo que todas as salas sejam contempladas pela comissão.
Os membros da comissão, em geral, não ultrapassam 20% do número de alunos da turma.
Viu como é fácil?!
Qual a importância do estatuto?
O Estatuto da Comissão de Formatura é essencial para reger a organização dos trabalhos. É o estatuto que estabelece as regras gerais da comissão.
É muito importante incluir cláusulas que definam quem são os responsáveis pela gestão financeira, como devem ocorrer as decisões de contratação e pagamentos, e que estabeleçam a obrigação de prestação de contas aos formandos. Se essas regras forem bem estabelecidas desde o início e forem seguidas, as chances de problemas acontecerem caem muito. Aqui você encontra um ótimo modelo de estatuto.
Em geral, quais são os cargos nas comissões de formatura?
Por mais que diferentes comissões possam ter formatos distintos, existem os cargos clássicos que a maioria delas possui. Esses cargos, dependendo da comissão, aparecem com nomes diferentes; o mais importante não é se atentar ao nome, mas sim à responsabilidade atribuída a cada função.
São eles:
Presidente: O presidente deve liderar as ações do grupo. Será de sua responsabilidade presidir reuniões, autorizar pagamentos e tudo o que for relacionado com gastos (em geral, junto com o tesoureiro) e assinar documentos.
Vice-Presidente: a função do vice é tanto substituir o presidente em caso de ausência quanto contribuir com o líder no que ele precisar.
Tesoureiro(a): A parte financeira é de sua responsabilidade. Ou seja, efetuar pagamentos, cobranças (caso a comissão opte por fazer a cobrança por conta própria), fazer demonstrativos, relatórios, definir valores, ter consigo os comprovantes financeiros e organizar os registros.
Caso a comissão não estabeleça uma parceria com uma empresa especializada em cobrança, gestão financeira e arrecadação, a pessoa que exercer esse cargo provavelmente irá sofrer bastante. Por isso, algumas comissões optam por ter vários tesoureiros.
Vice-tesoureiro(a): substituir o tesoureiro em caso de necessidade, além de auxiliá-lo.
Diretor(a): responsável por administrar as áreas e os times de planejamento, comunicação, relações públicas, etc.
Secretário(a): redigir as decisões tomadas e transcrever atas.
Vice-secretário(a): substituir o secretário e caso de necessidade.
Conselheiro(a): participa de todas as decisões tomadas em relação ao planejamento e organização da festa de formatura.
Forma jurídica
Ainda é comum no país comissões que pagam um contador para abrir uma pessoa jurídica (CNPJ). Mas essa não é mais a única possibilidade e nem a mais fácil.
Hoje, as comissões têm a possibilidade de realizar toda a gestão financeira com uma empresa especializada, como o Keeper, que descomplica a vida da comissão de formatura.
Com um serviço especializado, a comissão não precisa se preocupar com a cobrança de inadimplentes, com os relatórios de caixa e com a gestão financeira. Tudo fica na palma da sua mão através de uma plataforma online.
Com o Keeper, não é necessário se preocupar com a abertura de uma pessoa jurídica ou de uma conta corrente. Nossa plataforma permite que a comissão, ao invés de perder tempo com burocracias. Para que foque no que realmente importa: organizar um evento incrível.
Mãos à obra
Então, caso você tenha interesse em participar da organização da sua festa de formatura, não perca tempo! Mas o primeiro passo é formar a comissão. Quando a comissão estiver formada, não se esqueça de manter contato constante com a turma. Não só para atualizá-la sobre o que está sendo feito, mas também para entender melhor os desejos dos formandos.
Então, se você tiver chegado até aqui, também se vai gostar de ler: “Dicas para manter o dinheiro da sua formatura seguro”.
Por fim, não deixe de checar também o nosso Guia Completo: tudo o que você precisa saber sobre arrecadação para formaturas. Não perca tempo. É o melhor guia que você pode encontrar!
