Para que uma comissão que formatura seja realmente eficiente, os cargos e funções entre os seus membros, devem ser bem divididos. E para que isso aconteça, é muito importante que cada membro entenda a sua função e responsabilidade durante o planejamento da formatura.
Dentro de uma comissão existem membros que exercem funções que exigem alta responsabilidade e organização, ou seja, não basta querer ser o presidente, por exemplo… todos os membros precisam concordar que ninguém além de você poderia exercer melhor esta função.
Mas atenção: não existe uma fórmula perfeita que se adeque a todos os cursos e faculdades. Levantamos os mais comuns e cada comissão deve pensar nos cargos que mais se adéquam para o seu caso.
E por mais que diferentes comissões possam ter formatos distintos, sempre existem os cargos clássicos que a maioria delas possui.
Cargos e Funções das comissões de formatura
Presidente: O presidente deve liderar as ações do grupo. Será de sua responsabilidade presidir reuniões, autorizar pagamentos. E o que for relacionado com gastos (em geral, junto com o tesoureiro) e assinar documentos.
Vice-Presidente: a função do vice é tanto substituir o presidente em caso de ausência quanto contribuir com o líder no que ele precisar.
Tesoureiro(a): A parte financeira é de sua responsabilidade. Seja efetuar pagamentos, cobranças (caso a comissão opte por fazer a cobrança por conta própria), fazer demonstrativos, relatórios, definir valores, ter consigo os comprovantes financeiros e organizar os registros.
Caso a comissão não estabeleça uma parceria com uma empresa especializada em cobrança, gestão financeira e arrecadação, a pessoa que exercer esse cargo provavelmente irá sofrer bastante. E é por isso que algumas comissões optam por ter vários tesoureiros.
Vice-tesoureiro(a): substituir o tesoureiro em caso de necessidade, além de auxiliá-lo.
Diretor(a): responsável por administrar as áreas e os times de planejamento, comunicação, relações públicas, etc.
Secretário(a): redigir as decisões tomadas e transcrever atas.
Vice-secretário(a): substituir o secretário e caso de necessidade.
Conselheiro(a): participar de todas as decisões tomadas em relação ao planejamento e organização da festa de formatura. Muitas comissões tem diversos conselheiros(as).
Além disso, algumas comissões optam por um coordenador(a) de eventos, que é responsável por organizar e gerir os pré-eventos. Este cargo fica responsável por viabilizar novos meios de arrecadação de verba para a comissão, através de outros eventos.
Entendeu?
É importante dizer que em geral, as comissões são formadas por até 20% dos formandos. E a verdade, é que um grupo muito maior pode atrapalhar a organização e a tomada de decisões.
Mas ao mesmo tempo, muitas turmas preferem aumentar a representatividade de forma direta e preferem que uma parcela maior da turma participe da comissão.
Ambas as justificativas são boas, e o mais importante é que o interesse dos formandos fique sempre em primeiro lugar!
A verdade é que a comissão, seus cargos e funções, precisam funcionar para a sua turma!
Se você ficou em dúvida sobre como os cargos da comissão, entre em contato com nosso time nos comentários abaixo. Podemos ajudá-lo!