Planejar uma festa de formatura dá muito trabalho. São inúmeros fatores e detalhes que devem ser levados em conta na hora de organizar uma formatura e seu orçamento.

Do mesmo modo que a organização é fundamental na vida de um membro de comissão de formatura, cada detalhe é importante e deve ser cuidadosamente controlado para que tudo ocorra da melhor forma possível, e sem sustos.

Como já dissemos, a comissão de formatura deve sempre realizar uma pesquisa com a turma e entender qual estilo de festa é esperada pelos formandos. Assim, além de alinhar as expectativas de ambas as partes a comissão pode realizar um planejamento estratégico geral.

E para que tudo saia como o planejado, é necessário que a comissão mantenha os orçamentos e o balanço de caixa da turma sempre atualizado e organizado.

Acompanhar de forma clara e organizada todos os orçamentos, gastos e tarefas em aberto é essencial. Então, através de nossa experiência, podemos dizer que a forma mais segura de realizar este controle é através de planilhas.

GESTÃO FÁCIL E PRÁTICA DA SUA VERBA!

Hoje podemos contar com o suporte de ferramentas para elaborar planilhas de controle de fácil visualização em relação a todos os fornecedores e gastos.

Através deste tipo de ferramenta, a comissão pode também ter uma visão 360º da festa e seus gastos, além de conseguir repassar todas as informações para a turma quando necessário.

As planilhas tornam a gestão de prazos, parcelas e fornecedores muito mais fácil! E saber onde cada centavo foi investido é muito importante para o sucesso de sua comissão de formatura e festa.

Indicamos que você organize dois tipos de planilha, uma exclusiva para orçamento de gastos e fornecedores e um borderô, que irá ajudar (muito!) na organização e visão 360º do custo da formatura.

PLANILHA DE ORÇAMENTO PARA FORMATURAS

Como seu nome diz, a planilha de orçamento irá garantir que sua formatura aconteça dentro do orçamento previsto. Você poderá incluir os custos e estimativas de cada fornecedor e gerar uma visão dos custos gerais por área.

Uma planilha rica em detalhes do planejamento de fornecedores da festa é muito importante. Já que nela, é possível definir valores máximos para gastar com cada fornecedor, valor gasto total por área, número de parcelas, datas de pagamentos… Desta forma sua comissão de formatura consegue se organizar sem erros!

PLANILHA BORDERÔ

A planilha borderô é modelo de relatório detalhado sobre toda a movimentação financeira de um evento. Através deste tipo de relatório, a sua comissão consegue controlar e estimar o caixa da formatura. Bem como, os números de todas as vendas de pacotes e seus lotes, mesas extras e convites.

Além disso, o borderô, oferece uma visão estratégica da arrecadação. Visto que a comissão pode tirar boas conclusões sobre as vendas e estimar os gastos com fornecedores.

O CONTROLE É A CHAVE

Por fim, para manter a festa de formatura alinhada ao orçamento, é preciso acompanhar. Além de, na hora de fechar com os fornecedores, procurar uma boa empresa que apoie a comissão nos mínimos detalhes da organização. Tanto para segurança, quanto para finalização e montagem da festa.