Se você escolheu fazer parte da comissão de formatura, já imagina que são grandes as responsabilidades e escolhas que deverá fazer como membro. E muitos não sabem, mas um dos principais aliados dos membros da comissão neste momento é o estatuto.

O que é o estatuto da comissão de formatura?

O estatuto da comissão de formatura – ou contrato, como algumas turmas conhecem – é um documento essencial para a prevenção e o gerenciamento de riscos na organização da formatura.

Ele é o documento que estabelece as regras gerais da comissão, regendo assim a organização dos trabalhos e as atribuições de cada cargo da comissão de formatura. Neste documento, a comissão também define outras questões importantes, como jurídicas e financeiras.

O estatuto deve ser registrado em cartório e garante que a comissão de formatura seja uma associação sem fins lucrativos segura, ou seja, que tem todos os seus direitos, cargos e deveres de cada membro assegurados e firmados.

É um documento obrigatório?

Não. Mas ele serve justamente para assegurar que todas as decisões serão tomadas em assembléias e reuniões da comissão, com a  presença de todos os membros, ou maior parte deles. Ele garante que as decisões serão tomadas em conjunto, sempre.

O que o estatuto deve ter?

O estatuto deve conter cláusulas e informações sobre a comissão, seus responsáveis e deveres. Aqui as regras devem ser bem estabelecidas, para que no futuro a comissão e os formandos estejam protegidos de qualquer fraude ou furto.

1. SOBRE A COMISSÃO

Aqui todas as informações sobre a comissão de formatura devem ser abordadas e esclarecidas, desde qual o seu propósito e quem representa.

Como a comissão é sempre formada para planejar e organizar a festa de formatura, as informações sobre a faculdade, turma e ano de conclusão do curso devem aparecer. Assim como a validade da sua associação, ou seja, qual o período de validade da comissão.

2. CARGOS E FUNÇÕES

Por ser um documento oficial, todos os membros devem estar especificados, junto com seus cargos, funções e deveres dentro da comissão. Além disso, a hierarquia dos cargos deve ser respeitada.

Por mais que diferentes comissões possam ter formatos distintos, existem os cargos clássicos que a maioria delas possui.

3. ACORDOS E DECISÕES

Como a comissão é formada por um grupo de pessoas, é normal haver discordâncias de opinião. E é justamente para não tornar essas discordâncias em motivos de brigas, que é muito importante definir no início como as decisões serão tomadas.

Uma boa tática é determinar um número mínimo de votantes para todas as decisões, como será feito o registro da ata e como serão os comunicados aos formandos. A comissão terá algum canal oficial?

Outro ponto relevante, é a decisão do local de reunião. Marcando um encontro periódico e em um local pré definido, nenhum dos membros terá problema em comparecer a reunião.

4. PRAZOS E PAGAMENTOS

Quando o assunto é dinheiro, é importante ter as regras claras e organizadas. Todas as informações sobre como o dinheiro será administrado deve ser apontado no documento, já que hoje infelizmente os maiores problemas que encontramos por aí nas comissões de formatura estão sempre ligados a gestão financeira.

Por isso, é muito importante incluir cláusulas que definam quem são os responsáveis por esta gestão, como devem ocorrer as decisões de contratação e pagamentos, e que estabeleçam logo no início como será a prestação de contas aos formandos.

Uma regra essencial é a aprovação de pagamentos compartilhada.
A divisão de responsabilidades é muito comum em empresas e órgãos públicos não só porque evita fraude, mas também por fazer com que as decisões sejam melhores pensadas e executadas.

No caso das festas de formaturas não é diferente. É crucial que sempre ao menos duas pessoas aprovem todos os pagamentos que serão feitos pela comissão de formatura.

Mas lembre-se, os formandos que não fazem parte da comissão querem saber onde o dinheiro está sendo gasto. Afinal são eles que pagam por tudo que é decidido.

Outras questões importantes também devem ser definidas no estatuto da comissão de formatura. Por exemplo, as formas jurídicas da comissão, por exemplo. Você pode acessar o modelo oficial do Keeper aqui, assim sua comissão pode já começar a pensar na festa!

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