Os eventos de formatura são o momento de coroar mais um ciclo nos estudos e comemorar com as pessoas que amamos. Todos os anos, milhares de estudantes entram na faculdade e sonham com momentos como a colação de grau, a missa e a festa de formatura.
Mas, para viver esses momentos é preciso se preparar antecipadamente. A forma mais conhecida de organizar as cerimônias de formatura é criando uma comissão, que fica responsável pelo trabalho de juntar o dinheiro necessário e planejar os eventos.
Então, continue a leitura e confira o que é preciso para começar uma comissão de formatura!
1. Organizar os cargos e tarefas da comissão
O primeiro passo para começar uma comissão de formatura é definir quem ocupará os cargos executivos da comissão. Para isso, os estudantes da turma podem convocar uma assembleia onde os candidatos aos cargos vão expor seus planos para a formatura e os colegas realizam uma votação.
Uma comissão de formatura precisará de ao menos cinco pessoas para ocupar os cargos mais importantes, que são:
- Presidente e Vice-Presidente ― Assumem a liderança da comissão. Convocam as reuniões, assinam os documentos legais, representam a comissão junto à Reitoria, e dão a palavra final em decisões importantes;
- Tesoureiro ― Responsável pela gestão das finanças da comissão. Realiza pagamentos, cobranças, elabora demonstrativos e mantém a organização financeira;
- Secretário ― Assume a organização da comissão, registrando documentos, atas de reuniões, e recebe demandas da turma para encaminhá-las à presidência da comissão;
- Promotor de eventos ― Cuida da proposição, planejamento e organização de eventos para juntar dinheiro para a comissão;
- Conselheiros ― Assumem a tarefa de mediar possíveis conflitos da turma com a comissão e de aconselhar sobre decisões relacionadas aos eventos e escolhas da comissão.
2. Definir objetivos, planejar eventos e organizar finanças
Com os cargos definidos e a comissão de formatura constituída, o passo seguinte é começar a planejar os eventos para juntar dinheiro e organizar as finanças de acordo com os objetivos traçados.
Se, por exemplo, o objetivo da comissão é fazer a cerimônia de colação de grau, a missa e a festa de formatura, a comissão deverá começar seu trabalho orçando os custos para realizar esses eventos de acordo com o número de alunos interessados em participar.
Assim, a comissão terá uma estimativa do custo por aluno para realizar os eventos, e, com isso, consegue traçar um plano para juntar o dinheiro necessário, que pode incluir o pagamento de pacotes de adesão pelos alunos, a realização de eventos para arrecadação e iniciativas como vendas de brindes, rifas, etc.
3. Contar com consultoria especializada
Um dos grandes erros cometidos pelas comissões de formatura é não contar com a ajuda de uma consultoria especializada na hora de organizar a comissão de formatura e planejar as suas ações.
O que acontece em vários casos é que as comissões procuram por empresas de formatura, que, embora sejam voltadas para a realização de eventos do tipo, não prestam qualquer tipo de consultoria financeira para realmente planejar as ações visando o que é melhor para a comissão.
Essas empresas, normalmente, oferecem apenas um serviço de gestão do dinheiro e escolha de fornecedores. Contudo, tiram a autonomia e liberdade das comissões de determinar o uso do dinheiro e a escolha de fornecedores.
Assim, o que é recomendado no início da jornada da comissão de formatura não é contratar uma empresa de formatura, mas sim uma consultoria especializada, como o KEEPER, que não é uma empresa de formatura, e sim uma plataforma de gestão financeira que ajuda a descomplicar a vida das comissões e dos alunos.
Basicamente, o sistema KEEPER oferece aos alunos e comissões acesso a uma plataforma completa, com ferramentas que ajudam a planejar e realizar a gestão das finanças de forma prática e transparente.
No sistema KEEPER, a comissão tem disponíveis ferramentas de simulação de arrecadação, de geração de relatórios financeiros e plataforma digital para venda de produtos da formatura.
Além disso, o KEEPER não tem autoridade sobre o dinheiro da turma, que fica livre para ser movimentado como a comissão julgar melhor, e para completar, oferece o que nenhuma empresa pode oferecer: consultoria especializada.
Então, com o KEEPER, além de acesso à plataforma com todos os recursos que ajudam na organização da comissão de formatura, a turma ainda tem desde o primeiro momento assessoria especializada em formaturas para ajudar no planejamento desde o primeiro dia até a festa.
Se a sua turma está começando a criar a comissão de formatura e quer contar com a ajuda de quem se especializou no assunto, fale com um consultor, entenda melhor os recursos oferecidos pelo sistema KEEPER e receba consultoria gratuita!
Referências:
http://perphilformaturas.com.br/comissao-de-formatura-quais-as-funcoes-e-deveres/
https://www.unesc.net/portal/capa/index/228/4906
