Keeper Formaturas

Dicas para manter o dinheiro da sua formatura seguro

Não é raro vermos notícias de formandos que ficaram na mão na hora da festa de formatura, né? Porque a empresa de formaturas faliu, porque houve desvio do dinheiro arrecadado ou por contratações erradas.

Esse é um risco que toda comissão de formatura pode correr, mas seguindo algumas dicas básicas o dinheiro da formatura estará protegido e a festa dos sonhos acontecerá sem estresses. Quer saber mais? Seguem algumas dicas:

Dica 1: Estatuto

O Estatuto da Comissão de Formaturas é essencial para reger a organização dos trabalhos. É muito importante incluir cláusulas que definam quem são os responsáveis pela gestão financeira, como devem ocorrer as decisões de contratação e pagamentos, e que estabeleçam a obrigação de prestação de contas aos formandos. Se essas regras forem bem estabelecidas desde o início e forem seguidas, as chances de problemas acontecerem caem muito.

Dica 2: Aprovação de pagamentos compartilhada

A divisão de responsabilidades é muito comum em empresas e órgãos públicos, não só porque evita fraudes, mas também por fazer com que as decisões sejam melhores pensadas e executadas.

No caso das festas de formaturas não é diferente. É crucial que sempre ao menos duas pessoas aprovem todos os pagamentos que serão feitos pela comissão de formatura. Assim não existe risco de caixa dois (triste realidade) ou transferências erradas.

Dica 3: Faça a arrecadação através de uma empresa especializada

É muito comum as comissões de formatura guardarem o dinheiro arrecadado em uma conta corrente de um ou mais membros. Isso é muito arriscado!

Quem faz isso está sujeito a cair na malha fina da Receita Federal, pois não tem renda suficiente para fazer uma poupança do montante arrecadado. Ou seja, o dinheiro de todos os formandos está em risco.

Quando a arrecadação é feita através de uma empresa (pessoa jurídica), um bom contador garante que todas as obrigações jurídicas e fiscais estão sendo cumpridas para que nenhum susto aconteça.

Dica 4: Conheça a fundo as empresas que você está contratando

Toda empresa está sujeita a passar por dificuldades financeiras e operacionais, por isso busque empresas sólidas. Pesquise a empresa na internet, busque informações no Reclame Aqui, converse com pessoas que já contrataram os serviços da empresa e, se puder, contrate um advogado para analisar a empresa e o contrato.

A grande maioria das formaturas que não acontecem são resultado da contratação de uma empresa incompetente. Portanto, tome muito cuidado na contratação!

Dica 5: Tome cuidado com investimentos

Lembre-se sempre: o dinheiro da formatura é dos formandos, portanto cuide bem dele.

Em um país como o Brasil, com uma inflação elevada, faz muito sentido investir o dinheiro para que ele não perca seu valor durante o período de arrecadação.

Entretanto, dê preferência a investimentos conservadores, nos quais o risco de perda é muito baixo ou inexistente. Querer ser ambicioso aqui é dar chance ao azar.

Dica 6: Tenha relatórios consistentes

Imagine uma festa para 100 formandos com arrecadação de dois anos. Facilmente, esta festa terá mais de 3.000 lançamentos financeiros. Isso significa que é muito fácil perder o controle do que realmente entrou no caixa, do que saiu e de quem está inadimplente.

A melhor forma de evitar isso é ter relatórios consistentes. Quais? Tenha, pelo menos, a relação de todas as compras feitas, a situação financeira atualizada de cada formando e o extrato detalhado de todos os recebimentos e pagamentos.

Dica 7: Mantenha o dinheiro sob seu controle o máximo tempo possível

Enquanto o dinheiro está sob sua custódia, seja no banco ou em uma empresa de arrecadação, você tem o poder de decisão. A partir do momento que você paga algum serviço relacionado a festa você perde a chance de conseguir negociar os pagamentos à vista e ainda corre o risco de perder esse dinheiro, caso a empresa quebre. Ou seja, se a empresa quebrar você ficará sem o serviço e sem o dinheiro!

Negocie sempre para que os pagamentos sejam feitos com o mínimo de antecedência possível e parcelado. Outra dica valiosa é pagar uma parte após a entrega dos serviços. Isso diminui muito o risco de você não receber o serviço.

O Keeper segue a risca todas essas dicas e por isso é solução ideal para você fazer a arrecadação da sua formatura. Se você ficou com dúvidas, entre em contato com nosso time nos comentários abaixo ou mande uma mensagem. Podemos ajudá-lo!