Ser parte da comissão de formatura não é uma tarefa fácil. São inúmeros desafios, críticas e horas de trabalho. Porém, quando o resultado final é positivo, a recompensa é gigante! Não tem nada melhor do que ver amigos e familiares emocionando-se com uma festa espetacular. E para isso, você deve focar na arrecadação financeira para a festa de formatura!

Durante todo o processo de planejamento e organização da formatura, irão ter momentos em que a comissão estará perdida.

E te dizemos com sinceridade, a maioria destes momentos estarão ligados a parte da arrecadação financeira.

Neste texto vamos explorar algumas dores financeiras que as comissões têm de enfrentar e quais são os melhores remédios para cada uma delas.

O que são dores financeiras?

As chamadas dores financeiras são os potenciais problemas que a comissão de formatura deve enfrentar durante o processo, ou seja, são pontos de atenção ligados a arrecadação financeira.

É importante ressaltar, que estas dores são de alto impacto e justamente por isso que a comissão deve ficar de olho e mantê-las muito bem organizadas, contando até com um serviço especializado para garantir que a arrecadação ocorra sem erros.

1. Lançamento da arrecadação

Logo nos primeiros capítulos do processo de organização do baile de formatura, as comissões vivem um dos seus maiores desafios: incentivar os formandos a aderirem a formatura.

E se fazer qualquer pessoa gastar dinheiro já é difícil, fazer um estudante universitário gastar muito dinheiro é quase impossível. Por isso, o lançamento da arrecadação é um dos momentos mais importantes para a comissão de formatura.

Se a comissão não conquistar os formandos, passando muita segurança sobre os pontos positivos de aderir a festa logo no lançamento, ela irá sofrer durante todo o processo de organização e planejamento da festa.

Com certeza, ter o maior número dos formandos aderidos desde o começo facilita muito o planejamento financeiro da comissão e, normalmente, garante que mais formandos façam parte do grande dia. “Afinal, se o meu grupo de amigos aderiu, porque eu não vou aderir também?”.

A principal meta neste primeiro momento é passar segurança para os alunos, e organização é a ferramenta chave.

Como passar segurança?

A melhor forma de passar a todos essa segurança é através do LOA – Lançamento Oficial de Arrecadação, que nada mais é que a primeira reunião oficial da comissão com os formandos, seus pais e responsáveis financeiros. Neste momento, quanto mais apoiadores e tomadores de decisão presentes, melhor, viu?

É nessa reunião que a comissão apresenta pela primeira vez a proposta da formatura. Não esqueça de apresentar a estrutura de cargos da comissão e o porquê cada um está atuando nesse papel, mostrar o histórico das festas de outras turmas que vocês utilizaram como parâmetro para definir os valores, o cálculo do valor da adesão, às formas de pagamento e o contrato entre a comissão e o formando. Foque no valor da parcela! É isso que realmente interessa a maioria dos formandos.

É aqui que todas as dúvidas devem ser tiradas, por isso se programe! E faça acontecer, lance um evento nas redes sociais, convide toda a turma e envie lembretes nos grupos de WhatsApp, murais da faculdade, etc. Um LOA vazio é ineficaz.

Uma boa dica para passar ainda mais segurança aos presentes na reunião é ter uma empresa séria apoiando a comissão na data. Uma empresa com um histórico sólido de atuação no setor e cases de sucesso ajuda muito. As credenciais da empresas acabam sendo transferidas à comissão de formatura.

Com essas dicas, vocês tem grande chances de bombar o número de aderidos logo de cara.

2. Cobrança dos formandos

Aqui controle é o seu maior aliado. No início pode parecer fácil, mas realizar mês a mês a cobrança com todos formandos é um risco.

É muito importante que a comissão mantenha o fluxo de caixa e os status de todos os pagamentos em dia, só assim é possível saber os valores em caixa, inadimplentes e lançamentos futuros.

Se os tesoureiros não manterem o controle em dia, toda a arrecadação pode ir por água abaixo, por isso, esqueça a cobrança física em sala de aula, ok?

O primeiro passo é a comissão ter uma conta corrente própria ou contratar um serviço especializado de arrecadação financeira para formatura. Isso já exclui uma parte dos riscos e torna a comissão isenta de fraudes e  furtos.

O segundo passo, é decidir como realizar essa cobrança. Os boletos bancários ainda são a maneira mais fácil de enviar as cobranças todo mês. Já que com baixas taxas de registro, eles podem facilitar muito a vida da comissão. Hoje as tarifas giram em torno de 5 reais por boleto, mas empresas como o Keeper podem baixar e muito esse valor!

Ajuda profissional é importante!

Além disso, um processo de cobrança profissional e eficiente ajuda a manter a inadimplência baixa. Busque soluções que ofereçam por exemplo, uma régua de cobrança, ou seja, um plano de comunicação previamente determinado e automatizado. Onde caso o formando esqueça de pagar, ele irá receber um e-mail após dois dias, um SMS após 5 dias e novos e-mails a cada 15 dias lembrando da parcela em aberto. Assim, você não vai ter ninguém dizendo que deixou de pagar porque esqueceu!

Como esse boleto será enviado ao formando também é um ponto importante a ser avaliado. O envio automatizado por e-mail e avisos sobre a data de pagamento ajudam muito a diminuir a inadimplência.

Mas o mais importante é a logística funcionar para a sua comissão e seus formandos, é preciso pesar tudo na balança antes de decidir.

3. Controle financeiro

Por fim, você vai ter que controlar o dinheiro arrecadado. E todo cuidado é pouco, já que os valores não são baixos, não é mesmo? Imagina não saber onde estão 500 mil reais?!

E qual a melhor maneira de controlar o fluxo de caixa? Sim, com relatórios!

Os relatórios devem ser consistentes, ou seja devem refletir perfeitamente a realidade do caixa da comissão.

Mas, quais relatórios?

Elabore relatórios individuais e conjuntos de todo o caixa, por exemplo: um deles deve ser dedicado ao número de formandos aderidos e número de parcelas de pagamento escolhidas; outro deve ser sobre os boletos gerados, pagos e inadimplentes; outro um extrato da conta… e por aí vai. Você não deve deixar nenhum recebimento e pagamento de fora, organize por datas e valores.

Mas se a sua comissão optar por realizar a arrecadação financeira para formatura com uma empresa especializada, tenha certeza que ela fornece relatórios consistentes e com atualizações diárias. Só assim você terá a certeza que o seu dinheiro está seguro.

Se você ficou em dúvida sobre as dores da arrecadação entre em contato com nosso time nos comentários abaixo. Podemos ajudá-lo! E não deixe também veja as dicas para manter o dinheiro da sua formatura seguro!