Talvez a perfeição de fato não exista. Mas quando o assunto é comissão de formatura perfeita, nós sabemos que existe um padrão para organizar as festas de maior sucesso. E por sucesso, entenda: satisfação dos formandos. Afinal, a comemoração é deles.
Separamos algumas dicas que, com a experiência do Keeper com mais de 900 comissões desde 2014, consideramos as mais importantes para que a sua comissão realize o melhor trabalho possível!
O que não pode faltar no Estatuto da Comissão?
Como falamos, o Estatuto da Comissão de Formatura é o documento que rege as regras gerais da comissão. Ele controla a organização dos trabalhos e as atribuições de cada cargo.
Por isso, é muito importante incluir cláusulas que definam quem são os responsáveis pela gestão financeira, como devem ocorrer as decisões de contratação e pagamentos, e que estabeleçam a obrigação de prestação de contas aos formandos. Se essas regras forem bem definidas e seguidas desde o início, as chances de problema é quase zero.
Como definir claramente as responsabilidades de cada cargo e as punições para quem não cumprir suas obrigações?
Definir quais são as responsabilidades de cada membro da comissão é super importante, mas mais do que isso, também é preciso estabelecer quais serão as punições para aqueles que não cumprirem com suas obrigações.
- Quem deve aprovar os pagamentos e as transferências junto com o tesoureiro?
- De quem é a responsabilidade de cotar e negociar com fornecedores?
- Qual a porcentagem mínima de presença nas reuniões?
São essas e outras diversas perguntas de devem ser feitas para garantir que vocês estão pensando em tudo!
É preciso escutar e entender as expectativas dos formandos
Em momento algum a comissão pode esquecer que ela foi escolhida para representar os desejos de centenas de formandos por isso, é preciso ouvi-los.
- Que tipo de festa os formandos desejam?
- Quanto eles estão dispostos a pagar?
Se uma comissão de formatura não souber responder a essas perguntas, tem alguma coisa errada. As festas de formatura existem para que os formandos, seus amigos e familiares possam comemorar juntos esse tão sonhado momento. E por isso, a missão aqui é atender todas as suas expectativas.
Planejando financeiramente a festa de formatura
Para fazer um planejamento financeiro realista, a comissão precisa levar em consideração algumas questões, como:
- Quanto será o valor da adesão?
- Qual a meta de aderidos esperada considerando o padrão da formatura?
- Quanto será o desconto em pacotes promocionais e quantos vender?
- Quanto será o aumento dos preços dos lotes de adesão para impedir que a comissão se prejudique com a inflação?
Depois de ter essas informações em mãos, é preciso projetar o caixa mensal da arrecadação.
É importante considerar não só os valores diferentes a serem recebidos por mês, mas também quando estão previstos os pagamentos para os fornecedores. Assim, uma turma pode realizar um planejamento financeiro seguro.
Inicie a arrecadação com muita antecedência
Esse ponto é essencial! Arrecadando antecipadamente, os formandos poderão parcelar o valor da sua adesão em mais vezes, podendo chegar em até 48x se a comissão iniciar a arrecadação nos primeiros anos de faculdade.
Além disso, a comissão aumenta o seu poder de negociação com as agências de formatura e fornecedores, se livrando do risco de não ter dinheiro suficiente para entregar o padrão de festa prometido aos formandos.
Pesquise bastante antes de contratar agências e fornecedores
Um erro grande que comissões podem cometer é escolher certos fornecedores ou a agência baseada apenas na opinião dos alunos do mesmo curso que acabaram de se formar.
Vale visitar festas de formatura para analisar na prática o trabalho dos fornecedores, conversar com comissões de outros cursos para ter uma visão mais ampla e ainda vasculhar o histórico da empresa através de sites como Reclame Aqui.
Bom, esperamos que esse texto tenha te ajudado a esclarecer algumas dúvidas. Se quiser saber ainda mais sobre como montar uma comissão de formatura perfeita, mande uma mensagem para nós!
